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La Direction des Assurances conduit la politique d’assurance du Groupe VINCI et fournit, avec son courtier interne VINCI Assurances, assistance et services aux différentes filiales du Groupe dans le domaine des assurances.

La Direction des Assurances gère en direct les « Programmes d’Assurances Groupe » ; elle s’occupe également en direct de certains programmes d’assurances spécifiques aux filiales qui lui délèguent la gestion de leurs assurances.

La Direction des Assurances supervise la gestion de la captive de réassurance du groupe.

Missions :

· Gestion de l'agenda : planification des réunions, événements, rendez-vous et déplacements professionnels pour le directeur ou l’équipe.

· Communication : gestion du courrier, des e-mails en tant que de besoin.

· Organisation de réunions : préparation des documents, réservation de salles, coordination des participants.

· Tâches administratives : gestion de la documentation, suivi des dépenses, gestion des notes de frais, gestion des congés, gestion des abonnements et inscriptions.

· Processus achats : recherche de fournisseurs, passation et saisie de commandes, contrôle des devis, relations fournisseurs, suivi de la facturation.

· Soutien logistique : coordination des voyages d'affaires, réservation d'hôtels et de vols, préparation des itinéraires.

· Gestion opérationnelle : approvisionnement en fournitures, gestion des stocks.

· Comités Assurances Vinci (3 fois/an) : organisation logistique, communication avec les filiales, achats des prestations.

· Symposium Assurances USA (1 fois/an) : soutien à l’organisation logistique en partenariat avec le courtier WTW USA.

· Rencontres de l’AMRAE (1 fois/an) : organisation logistique, adhésion des membres.

· Conseils d’administration de Vinci Re (3 fois/an) : soutien à l’organisation logistique en partenariat avec le gestionnaire 2RS.

· Relation avec la responsable comptabilité de Vinci Assurances et la comptabilité de Vinci SA.

Relations internes :

· L’équipe de la Direction des Assurances du Groupe.

· Les Directeurs de la Direction Financière du Groupe et leurs assistantes.

· Les Responsables Assurances des filiales et leurs assistantes

Relations externes :

· Les fournisseurs,

· Les assureurs et les courtiers d’assurance, le gestionnaire de captive 2RS,

· Tous autres prestataires externes.

· Outils informatiques : maîtrise de MS Excel, MS Word & MS Powerpoint.

· Capacité à travailler en équipe et en matriciel : excellent relationnel requis.

· Rigoureuse, organisée, adaptable, disponible.

· Langues requises : français (langue maternelle ; bonnes capacités rédactionnelles), anglais niveau professionnel.

· Expérience préalable : expérience d’au moins 10 ans en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle similaire.

· Formation : une formation en administration, en gestion ou en assistanat - secrétariat est un plus.

· Communication efficace : Être capable de communiquer clairement et efficacement avec des personnes de différentes cultures et de différents niveaux hiérarchiques.

· Intégrité : Agir avec éthique et respecter les normes de conformité.

· Qualités personnelles

o Discrétion et confidentialité :  doit être capable de gérer des informations sensibles avec une grande discrétion et de respecter la confidentialité des communications.

o Polyvalence : être capable de jongler avec différentes tâches et priorités en même temps, et de s'adapter rapidement aux changements.

o Sens de l'initiative : prendre des décisions autonomes lorsque nécessaire et anticiper les besoins du directeur.

o Rigueur : attention particulière aux détails et précision dans la gestion des processus.